1. 소정 신청서양식 - 캐나다 여권 신청서는 16세 이상용(PPT044)과 16세 미만용(PPT046) 두 가지로 분류되어 있으며 여권 발급 사무소나 우체국, 온라인(http://www.dfait-maeci.gc.ca/passport)을 통해 구할 수 있다.
2. 12개월 이내에 촬영한 사진 2장이다 (흑백,칼라 모두 가능). 또 사진 2장 중 1장과 신청서에는 반드시 보증인의 서명을 받아야 한다. 여기서 캐나다 거주자를 위한 Guarantor가 될 수 있는 사람의 조건은:
1)캐나다에 거주하고 있는 캐나다 시민권자로서 여권 발급 사무소와 연락이 가능한 사람
2)여권 신청하는 사람과 알고 지낸 지 최소한 2년 이상 된 사람
3)다음 직업군에 속하는 사람:
-Chiropractor
-Judge, magistrate
-Lawyer (member of a provincial bar association), notary in Quebec
-Mayor
-Medical doctor or dentist
-Minister of religion authorized under provincial law to perform marriages
-Notary public
-Optometrist
-Person occupying a senior administrative position in a community college (includes CEGEP)
-Pharmacist
-Police officer (municipal, provincial or RCMP)
-Postmaster
-Principal of a primary or secondary school
-Professional accountant (member of APA, CA, CGA, CMA, PA, RPA)
-Professional engineer (P.Eng., Eng. in Quebec)
-Senior administrator or teacher in a university
-Veterinarian
* 친척이라도 위 조건들을 만족하면 보증인이 될 수 있다.
3. 시민권 증명서(original proof of Canadian citizenship)
4. 지난 5년이내에 발급받은 Canadian travel document (eg. passport, a certificate of identity or a travel document)
5. 신분을 확인할 수 있는 서류 1가지 이상(예를들어, 운전면허증, 주의료보험증 등) - 원본을 제출할 경우 추후 반환되며, 사본을 제출할 경우는 원본과 동일하다는 보증인의 서명이 필요하다.
6. 수수료 납부 - 일반적인 24페이지 여권의 경우 16세 이상은 $87, 3세-15세까지는 $37, 3세 미만은 $22 이다. 48페이지 여권의 경우 각각 $92, $39, $24 이다
여권 신청서는 지역 여권 발급 사무소에 방문해 직접 제출하거나 우편 또는 특급배달(courier) 서비스를 통해 접수할 수 있다. 우편접수시 4주(20 working days), 직접 연방정부 여권사무소에 접수시 2주(10 working days), 여권접수를 대행하는 우체국을 통해 접수할 경우 3주(15 working days)가 소요된다. 직접 방문해서 신청하면 신청할 때 여권을 찾아갈 수 있는 날짜를 알려주며 우편으로 접수하면 집으로 배달된다. 그밖에 긴급(Urgent, next working day)서비스를 이용할 경우 1일만에 발급되나 $70의 추가 수수료를 내야 한다. 특급(Express, 2 to 9 working days after receiving application)서비스의 경우 $30이 추가된다.
캐나다 여권의 유효 기간은 5년이다(만 2세까지는 3년간 유효). 여권 유효 기간은 연장할 수 없으며 만기가 되면 최초 신청시와 같은 방법으로 신청서를 작성하고 소정의 절차를 거쳐 새로 발급받아야 한다.
이사하여 주소가 변경될 경우, 재발급 받을 필요없이 여권 4페이지에 새로운 주소를 기입한다.